A quoi sert un Manuel de procédures ? Son Rôle et son Objectif ?
Les Entrepreneurs, Chefs
d’entreprises, et président d’organisation doivent savoir que c’est un outil de
gestion très efficace pour la bonne gestion d’une entreprise ou une
Organisation.
Le manuel de procédures est un
document interne à l’entreprise. Il décrit de manière détaillée la nature et le
contenu des tâches qui doivent être exécutées pour chaque opération de
l’entreprise. La méthodologie utilisée pour la description consiste à préciser
pour chaque tâche les principales actions à entreprendre pour sa réalisation.
Contenu du manuel :
-il comprend la description des procédures relatives aux
fonctions de l’entreprise.
- Chaque fonction est ensuite décomposée en sous fonctions qui sont elles même décomposées en procédures.
- Pour chaque procédure, sa description, ses objectifs, ses principales règles de gestion ainsi que et les tâches à exécuter sont définis.
- Chaque fonction est ensuite décomposée en sous fonctions qui sont elles même décomposées en procédures.
- Pour chaque procédure, sa description, ses objectifs, ses principales règles de gestion ainsi que et les tâches à exécuter sont définis.
Le Manuel des Procédures de
l’entreprise fixe les procédures Administratives, Financières et
Comptables de l’entreprise. Il
est un instrument d’organisation de travail qui :
-décrire les tâches et opérations
à réaliser au niveau des postes de travail pour que leurs titulaires exercent correctement les
activités et tâches qui leur sont confiées ;
-formaliser les modes opératoires
à suivre dans chaque cas de figure, pour permettre aux agents d’agir de façon sûre et rapide devant
chaque situation ;
-Traduire en termes clairs les
règles et les instructions relatives à un processus de travail ou d’activité donné.
Le manuel des procédures joue
plusieurs rôles et poursuit plusieurs objectifs parmi lesquels on peut citer :
1-C’est un référentiel de communication : par sa conception, il
permet à chaque intervenant ou opérateur
d'agir avec une parfaite connaissance et compréhension des contraintes et responsabilités des opérateurs précédents et suivants selon des normes et
des procédures comprises et acceptées par tous;
2-C’est un référentiel de formation : il constitue en effet un
outil de formation efficace pour les personnes nouvellement recrutées, mutées
ou affectées temporairement à une fonction et qui peuvent ainsi, aisément se
familiariser avec leurs nouvelles responsabilités et disposer d'un support
écrit pour l'exécution de leurs tâches quotidiennes ;
3-C’est un référentiel de gestion : il permet d'avoir une vision
globale de tous les aspects de la gestion de l’entreprise et de la totalité des
composantes élémentaires de son système d'information. Il remplit à cet effet
un rôle de planification, de supervision et de contrôle de la délégation de responsabilité du sommet à
l'échelon le plus bas de l'organigramme de l’entreprise ;
4-C’est un référentiel de contrôle : il aide dans le diagnostic,
l'analyse de l'existant et de
l'évaluation des procédures de contrôle interne et des documents de
gestion produits.
L'application des instructions du
directeur général et le respect, pour chaque opérateur, de sa responsabilité de
contrôle et d'exécution des tâches qui lui sont dévolues, seront ainsi plus aisés aussi bien pour les
organismes de contrôle interne qu'externe ;
6-C’est un référentiel d'information : il permet aux différents
responsables de la structure d'analyser tous les résultats et informations qui
leur parviendront, de mieux comprendre le circuit qui a produit de tels
résultats et informations et d'interpeller, au besoin, tout opérateur sur les tâches
ou contrôles qu'il a eu à effectuer.
Les objectifs du manuel sont :
-sensibilisé sur la vision et la
mission de l’entreprise ;
-fournir une standardisation des
procédures des opérations quotidiennes ;
-Aider dans la formalisation de
son fonctionnement ;
-clarifier les rôles et
responsabilités de son personnel ;
-fournir un guide pour les postes
de travail ;
-décrire et fournir des outils de
gestion ;
-former les utilisateurs.
DCC-Djobey Consulting
Corporation
Tel: (00237) 699 376852
E-mail: djobeyconsulting@yahoo.fr
Web: www.djobeyconsultingcorporation.com
BP: 1085 Douala Cameroun
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