Les études montrent que la gestion
administrative occupe un quart de l’emploi du temps des entrepreneurs.
Comment gérer efficacement son temps pour ne pas se retrouver surchargé ?
Définissez clairement vos objectifs.
Une
bonne gestion passe par la définition de l’objectif final de votre
projet. Cette étape vous permettra d’obtenir une vision globale et de
reprendre la main sans vous laisser submerger. Une fois que vous avez
déterminé le but à atteindre, vous pourrez vous donner des étapes à
moyen et long terme pour y parvenir. Attention, faites preuve de
rigueur, surtout si vous êtes un esprit actif et créatif, car vous aurez
tendance à vous éparpiller. Commencez par décortiquer une journée-type
en prenant les tâches les plus récurrentes, cet exercice vous servira de
base à laquelle vous pourrez rajouter au fur et à mesure les
rendez-vous, imprévus… L’optimisation passe par une bonne organisation
et afin d’être efficace, vous devrez être ordonné.
Priorisez l’ordre de vos tâches.
La
matrice d’Eisenhower (principe venu d’une déclaration du Président
David Eisenhower : « ce qui est important est rarement urgent et ce qui
est urgent rarement important. ») consiste à classer de manière
méthodique les missions à élaborer. La gestion du temps se divise en 4
catégories : les tâches importantes et urgentes, importantes et non
urgentes, non-importantes et urgentes et celles qui ne sont ni
importantes ni urgentes. Les premières ne doivent pas être déléguées et
traitées impérativement le plus rapidement possible. Elles représentent
un enjeu crucial dans l’atteinte de votre objectif final. Les tâches non
urgentes mais importantes ne demandent pas à ce qu’on s’y consacre dans
l’immédiat, mais il ne faut pas attendre trop longtemps car ce sont
généralement elles qui demandent un traitement plus long. Si vous les
repoussez trop, elles entreront finalement dans la première catégorie.
Les tâches urgentes mais non importantes représentent tout ce que vous
pourrez déléguer. Les tâches non importantes et non urgentes sont une
catégorie qui vous révèle ce qui n’est pas crucial et qui peut être
supprimé. Le gestionnaire de tâches demande de la rigueur, il faudra
veiller à le mettre à jour quotidiennement pour ne rien oublier et
surtout, vous devrez consacrer 15/20 minutes par jour à relire vos
missions de la journée avant de débuter quoi que ce soit. Vous rappeler
tous vos objectifs de la journée vous permettra de commencer
efficacement dès votre arrivée au bureau.
Connaître vos limites d’efficacité.
Gérer son
temps en fonction des priorités représente une bonne pratique certes,
mais n’oubliez pas de le faire aussi en fonction de vos capacités. Pour
cela, vous devez vous connaître et savoir ce que vous pouvez réaliser
car la motivation ou la productivité varient en fonction des jours et
des plages horaires. êtes- vous plus efficace, le lundi, mardi ? Plutôt
en milieu de matinée ? Début de soirée ? Cette connaissance de soi
s’avère indispensable car c’est dans ces plages horaires que vous vous
concentrerez sur vos tâches les plus importantes. Bien organiser son
planning, c’est également accepter de ne plus travailler quand vous
tombez dans la contre-productivité. Il est essentiel, quand vous
établissez votre gestionnaire de tâches, de se fixer des échéances
réalisables pour chacune d’entre elles et d’y intégrer des plages
horaires pour soi. Cela vous permet de prendre du recul et de vous
détendre.
Éviter de reporter au lendemain.
C’est bien
connu, la procrastination est l’ennemi de l’efficacité. Afin de gérer sa
liste de choses à faire au mieux, il convient de ne pas
systématiquement tout reporter. Certaines tâches, même les plus
ingrates, doivent être réalisées dès qu’elles le peuvent. Pensez qu’un
e-mail ouvert doit être traité immédiatement. Si vous reportez cette
tâche en vous disant qu’elle peut attendre ou que vous y reviendrez plus
tard, vous prenez le risque d’oublier d’y consacrer du temps !
Savoir rester concentré
Le
monde professionnel aujourd’hui regorge d’outils –notamment
technologiques- qui favorisent la déconcentration. Appels, SMS, alertes
news en mode « push »… Pour parvenir à clôturer vos tâches les unes
après les autres, vous devez être capable de vous aménager des plages de
travail de 30 minutes minimum sans aucune déconcentration.
dynamique-mag.com
